STATUTS DE L’ASSOCIATION

 

• Adresse : Montagne Evasion, Maison du Sport, 3 rue de la Liberté 38130 Echirolles

• Courriel : montagne.evasion@laposte.net – Tél : 04 76 09 46 53 (répondeur)

• Site : www.montagne-evasion38.fr

 

Statuts

Dans le présent document, les termes employés pour désigner des personnes sont pris au sens générique ; ils ont à la fois

valeur d’un féminin et d’un masculin. Le genre masculin est utilisé comme générique dans le seul but de ne pas alourdir le

texte.

 

Préambule

Ces présents Statuts annulent et remplacent les statuts initiaux joints à la déclaration faite en Préfecture de l’Isère en date du 13

juin 1983 (Association N° 0381012068) ainsi que ceux modifiés jusqu’à ce jour.

 

• Article 1 : Titre

Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association, régie par la loi du 1er juillet 1901 et le décret du 16 août

1901, ayant pour titre « Montagne Évasion ».

 

• Article 2 : But

Cette association a pour but de :

• Pratiquer les activités sportives ayant relation avec la montagne et le plein air.

• Favoriser dans tous les milieux sociaux l’épanouissement de chaque individu par la pratique d’activités physiques et

culturelles.

• Favoriser toute rencontre entre personnes et groupes dont les buts sont les mêmes.

Elle est apolitique et non confessionnelle.

Elle s’interdit toute discrimination et veille à ce que ses membres respectent ce principe, ceux de la charte de déontologie du

sport établie par le Comité National Olympique et Sportif et ceux de sa propre charte des valeurs.

Du fait de ses statuts, l’association n’a pas vocation pour s’engager sur des propositions ou des contrats para-commerciaux.

Ses membres sont tous bénévoles.

 

• Article 3 : Siège Social

Le siège social est fixé à Echirolles.

Il pourra être transféré à l’intérieur de la commune, par simple décision du Collège.

 

• Article 4 : Durée

La durée de l’association est illimitée.

 

• Article 5 : Composition

L’association se compose de :

• Membres bienfaiteurs : personnes ou organismes qui aident matériellement l’association.

• Membres actifs : personnes qui sont intéressées par les buts et les actions de l’association et qui ont réglé annuellement une

cotisation fixée chaque année par le Collège.

 

• Article 6 : Admission

Peut devenir membre de l’association toute personne intéressée par les buts poursuivis par l’association et présentant les

aptitudes pour les activités envisagées. Un certificat médical justifiant de l’aptitude à pratiquer une activité physique liée à un

milieu montagnard est obligatoire.

 

MAJ NOV 2024 1• Article 7 : Radiation

La qualité de membre se perd pour :

• Non paiement des cotisations

• Démission

• Raison médicale

• Attitudes physiques ou comportementales susceptibles de présenter un risque pour la personne concernée ou les membres de

l’association.

• Déchéance de ses droits civiques

• Décès.

Selon le cas, avant radiation, l’intéressé est préalablement invité à se présenter devant le Collège pour fournir des explications.

La radiation est prononcée par le Collège. Un recours pourra être formulé dans un délai de quinze jours à compter de la

réception par l’adhérent de l’avis de radiation.

Les membres exclus ne peuvent prétendre au remboursement des cotisations qu’ils ont versées.

 

• Article 8 : Ressources et rétribution

Article 8 -1 : ressources

Les ressources de l’Association proviennent :

• Du montant des cotisations. La cotisation couvre la période annuelle d’activités et n’est pas remboursable.

• Des subventions qui peuvent lui être accordées par l’Etat ou les Collectivités Publiques.

• Des ressources autorisées par les textes législatifs et réglementaires en vigueur.

Article 8 -2 : rétribution

Les membres de l’association, bénévoles, ne peuvent recevoir aucune rétribution en raison des fonctions qui leur sont

conférées. Ils peuvent toutefois obtenir le remboursement des dépenses engagées pour les besoins de l’association sur

justificatifs financiers et après accord du Collège.

 

• Article 9 : Collège

9-1 : Collège.

L’association est administrée par un Collège de onze membres au maximum. Ces membres sont élus pour deux années par

l’Assemblée Générale. Les membres sortants sont rééligibles.

Tout adhérent ayant droit de vote est éligible au Collège s’il est majeur.

Ne peuvent être élues :

– les personnes de nationalité française condamnées à une peine qui fait obstacle à leur inscription sur les listes électorales.

– les personnes de nationalité étrangère condamnées à une peine qui lorsqu’elle est prononcée contre un citoyen français fait

obstacle à son inscription sur les listes électorales.

La représentativité des femmes au sein des instances dirigeantes de Montagne Evasion vise le respect de la parité

hommes/femmes.

9-2 : Composition du Collège et délégation

Le Collège est composé des personnes assurant la représentation des fonctions de :

• coordination des activités (activités sportives et activités culturelles)

• trésorerie

• secrétariat

• coordination générale

• outils numérique (bureautique, site, paiement en ligne, travail collaboratif …)

• communication interne et externe.

Le Collège peut s’appuyer sur des groupes de travail. Le niveau de délégation et de responsabilité des groupes de travail est

déterminé par le Collège.

Le Collège représente l’association pour tous les actes de la vie civile et est investi de tous pouvoirs à cet effet. Il a notamment

qualité pour ester en justice au nom de l’association tant en demande qu’en défense.

Le mandat de membre du collège est incompatible avec toute fonction au sein d’entreprises dont l’activité consisterait

principalement dans l’exécution de travaux ou prestations de service pour le compte de l’Association.

 

MAJ NOV 2024 2• Article 10 : Réunions du Collège

Le Collège se réunit au moins deux fois par trimestre, ou sur demande du quart de ses membres.

Les décisions sont prises à la majorité des voix. En cas de partage égal des voix, celle du doyen est prépondérante.

Il est tenu procès-verbal des séances.

Tout membre qui, sans excuse, n’aura pas assisté à trois réunions consécutives pourra être considéré comme démissionnaire.

 

• Article 11 : Assemblée Générale Ordinaire

Elle se réunit une fois par an.

Elle comprend tous les membres de l’association qui sont convoqués quinze jours au moins avant la date fixée.

L’ordre du jour, arrêté par le Collège, est indiqué sur les convocations.

Seuls les membres à jour de leur cotisation de l’exercice clos ont droit de vote ou peuvent se faire représenter.

Chaque membre cotisant (adhérent) ne peut disposer de plus de 3 pouvoirs dans les instances délibérantes auxquelles il

participe.

Il est dressé une feuille de présence signée par les membres présents et pour ceux ayant donné pouvoir. Elle est certifiée par

deux des membres du Collège.

L’assemblée entend les rapports sur la situation morale et financière de l’association. Elle approuve les comptes de l’exercice

clos et le budget prévisionnel de l’exercice à venir lui est présenté.

Les décisions de l’Assemblée Générale sont prises, à main levée, à la majorité des voix des membres ayant droit de vote,

présents ou représentés. En cas de partage égal des voix, celle du doyen du Collège est prépondérante.

Elle procède au remplacement à bulletin secret des membres sortants du Collège.

 

• Article 12 : Convocation d’une Assemblée Générale Extraordinaire

Si besoin est, ou sur demande de la moitié plus un des membres adhérents à jour de leur cotisation, le Collège peut convoquer

une Assemblée Générale Extraordinaire suivant les modalités de convocation et de feuille de présence de l’article 11.

Seuls les membres à jour de cotisation de l’exercice en cours ont droit de vote et peuvent se faire représenter.

Chaque membre cotisant (adhérent) ne peut disposer de plus de 3 pouvoirs dans les instances délibérantes auxquelles il

participe.

Seule une Assemblée Générale Extraordinaire peut procéder à la modification des statuts ou à la dissolution de l’association.

La présence de la moitié plus un des membres à jour de cotisation est nécessaire pour la validité des délibérations.

Si cette proportion n’est pas atteinte, une nouvelle Assemblée Générale Extraordinaire est convoquée à quinze minutes

d’intervalle. Elle peut alors statuer quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.

Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres ayant droit de vote, présents ou représentés.

 

• Article 13 : Dissolution

En cas de dissolution prononcée par une Assemblée Générale Extraordinaire, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés par

celle-ci, et l’actif, s’il y a lieu, est dévolu conformément à l’article 9 de la loi du 1er juillet 1901.

• Article 14 : Règlement Intérieur

Le règlement est élaboré et approuvé par le Collège.

Ce règlement est destiné à fixer les différents points non prévus par les statuts, notamment ceux qui ont trait à l’administration

interne de l’association.

MAJ NOV 2024 03

REGLEMENT INTERIEUR

 

ASSOCIATION MONTAGNE ÉVASION

RÈGLEMENT INTÉRIEUR

Dans le présent document, les termes employés pour désigner des personnes sont pris au sens générique ;
ils ont à la fois valeur d’un féminin et d’un masculin. Le genre masculin est utilisé comme générique dans le seul but de ne pas alourdir le texte.

Préambule

Ce présent règlement Intérieur annule et remplace toute version antérieure.

Ce règlement a pour but de préciser certains points concernant le fonctionnement de l’association Montagne Evasion, régie par la loi du 16 août 1901.

Le respect nécessaire des dispositions énoncées, définissant les droits et devoirs de chacun des membres adhérents, doit permettre un vivre ensemble et une pratique des activités en bonne harmonie.

Les activités se déroulent du 1^er septembre au 31 août de l’année suivante. Elles se pratiquent sur trois saisons : automne, hiver, printemps, en dehors des périodes de vacances scolaires. Cependant, des sorties et activités culturelles peuvent toutefois être proposées pendant les vacances à l’initiative de l’encadrement.

Elles sont principalement orientées vers le plein air:

– Randonnées pédestres,

– Randonnées en raquettes

– Ski de fond

– Ski de piste

– La gymnastique est réservée aux adhérents pratiquant la randonnée

– Loisirs et culture

– Organisation de séjours-randonnées, séjours de ski et raquettes, randonnées à thèmes et voyages

– Organisation d’activités sportives diverses pendant les vacances.

 

 

A – Conditions générales et particulières

concernant les adhérents

 

I – Adhésion et radiation

1. a) Adhésion

– Toute personne intéressée par les buts poursuivis par l’Association stipulés à l’article 2 de ses statuts, présentant les aptitudes physiques et comportementales pour les activités envisagées et réglant annuellement une cotisation est membre de droit de l’Association.

Le montant de cette cotisation, prenant en compte l’assurance et la participation aux frais d’administration, est fixé par le Collège.

–  L’adhésion est annuelle, l’inscription aux activités se fait par trimestre.

–  Les adhésions supplémentaires (au Culturel, à la gymnastique, aux activités hors forfaits, etc…) se prennent séparément.

1. b) Radiation cf article 7 des statuts

1. c) Assemblée Générale Ordinaire (cf articles 11 et 12 des statuts)

– L’Assemblée Générale Ordinaire rassemble les adhérents une fois par an. Le rôle de cette assemblée est :

d’entendre et se prononcer sur le rapport d’activités, le rapport financier ;

de présenter  le budget prévisionnel ;

de procéder à l’élection, à bulletin secret, des membres du Collège conformément à l’article 9-1 des statuts.

– Les adhérents, candidats aux différentes fonctions du Collège (cf. article 9-2 des statuts), devront se faire connaître au moins 15 jours avant la tenue de l’Assemblée Générale.

– L’ensemble des adhérents est convoqué par mail et/ou courrier adressé 15 jours au moins avant la date fixée pour l’AG.

– Seuls les adhérents à jour de la cotisation de l’exercice clos (du 1^er septembre au 31 août) pourront voter les rapports d’activités et rapport financier.

1. d) Assemblée Générale Extraordinaire (voir article 12 des statuts)

II – Informations aux membres

Elles sont données :

– aux permanences  tous les vendredis de 10h à 11h30 (sauf jours fériés et vacances scolaires), Maison du Sport  3  Rue de la Liberté 38130 Echirolles  Tél. : 04 76 09 46 53

– sur le site : montagne-evasion38.fr

– par le journal annuel

– pour les randonnées hebdomadaires, sur le site et sur le répondeur pour le jeudi

–  dans les cars et véhicules par les animateurs.

– Un programme des activités prévues est établi en début des saisons d’automne, d’hiver et de printemps ainsi que pour les activités diverses d’inter-saison. Ce programme est publié sur le site et également adressé par courrier ou mail aux adhérents.

 

III – Modalités pour la pratique des activités

1. a) Encadrement

– Les adhérents sont encadrés par des animateurs bénévoles, qualifiés en ce qui concerne les activités sportives liées à la pratique en montagne.

– Les précisions concernant des dispositions particulières comme par exemple  la condition physique nécessaire, la qualité du matériel utilisé, l’équipement minimum obligatoire, les règles de sécurité et d’organisation à respecter, etc. sont données aux participants par les animateurs, lors des inscriptions, dans les cars et/ou sur le site.

– Les animateurs sont chargés de veiller au bon respect des règles et consignes.

1. b) Certificat médical – Questionnaire de santé

Pour la plupart des activités, une bonne condition physique est nécessaire.

La législation (Loi n+2022-296 du2 mars 2022) impose de suivre les préconisations de la Fédération à laquelle l’association est rattachée, la FFMM.

Le certificat médical n’est plus demandé systématiquement mais les adhérents doivent s’engager à remplir le questionnaire de santé officiel (https://www.formulaires.service-public.fr/gf/cerfa_15699.do).

Ce questionnaire reste la propriété de l’adhérent.

Si un adhérent répond OUI à au moins une question, pour des raisons de sécurité, il devra remettre à l’association un certificat médical de non contre-indication pour la pratique de l’activité sportive.

Le certificat d’aptitude délivré est à remettre à l’Association lors de l’adhésion ou de son renouvellement.

1. c) Transport

– Les déplacements nécessaires pour les activités se font en autocars de tourisme, en minibus et en co-voiturage.

– L’accès aux cars est donné en priorité aux adhérents inscrits aux forfaits.

Celui des adhérents inscrits « à la sortie » se fait en fonction des places disponibles.

 – Exceptionnellement, si le nombre d’inscrits à une randonnée est inférieur à 20, ou supérieur au nombre de places prévues dans le car, l’utilisation de voitures particulières pourra être nécessaire.

– Dépose et reprise sur le trajet des cars :

Le ramassage et la dépose en dehors des points de ralliement sont interdits.

1. d) Matériel

– L’association possède les matériels nécessaires à l’élaboration des randonnées (cartes, topos, fiches etc.) et à leur déroulement dans de bonnes conditions de sécurité (talkie-walkie, radios de secours, kit DVA, etc.).

– Pour les randonnées raquettes à la journée, l’association propose aux adhérents la location de kit DVA qui sont destinées à l’utilisation exclusive lors des sorties encadrées et organisées par Montagne Evasion.

– Chaque adhérent doit posséder son équipement personnel (chaussures montantes, bâtons, cape de pluie …), sa pharmacie et sa nourriture.

1. e) Assurances

L’association est assurée (loi 84-610 du 16-7-84) pour sa responsabilité civile ainsi que pour les accidents corporels pouvant survenir à l’un de ses adhérents lors des activités prévues par et sous la responsabilité de l’association et ce dans les limites définies par le contrat.

L’association est assurée (par contrat spécifique) pour les sorties en co-voiturage organisée par elle.

Il est toutefois proposé à chacun des adhérents de s’assurer personnellement contre les accidents corporels pour toute activité qu’il pourrait pratiquer avec ou au dehors de l’association.

 

IV – Modalités pour les adhésions et les inscriptions

1. a) Adhésion annuelle et inscriptions par saison

– Chaque adhérent reçoit par mail ou par courrier les documents nécessaires à son adhésion à l’association et à son inscription dans les diverses activités.

– L’adhésion se prend pour l’année et les inscriptions aux activités à chaque période.

–  Les adhésions et inscriptions se font prioritairement physiquement et individuellement.

Les adhérents qui ne peuvent être physiquement présents à la date des inscriptions adressent leur dossier au siège de l’association avant la date d’inscription officielle.

Ils peuvent également se présenter au siège de 10h à 11h30 à la permanence le premier vendredi suivant la date d’linscription.

Toutefois, ils ne sont pas prioritaires par rapport aux adhérents présents physiquement le jour de l’inscription.

– Les nouvelles adhésions dans l’année s’effectuent en fonction des possibilités, aux permanences les vendredis de 10h à 11h30 au siège social.

– L’inscription à une activité sportive est valable pour toute la durée d’une saison trimestrielle (automne, ou hiver ou printemps).

– Les activités sportives (hors gymnastique) se pratiquent soit « au demi forfait » (3 sorties), soit « au forfait » (6 sorties) ou « à la sortie ».

– Toute personne inscrite à une activité « au ½ forfait 3 sorties » peut s’inscrire « à la sortie » pour les suivantes.

– En cas de demande d’inscription à un double forfait, le second forfait ne sera accepté qu’après bilan des inscriptions, en fonction des disponibilités.

– Il est possible de s’inscrire à la fois pour le mardi jour et le jeudi jour à condition que le nombre de places disponibles dans les divers moyens de transport le permettent.

 – Au-delà des 6 sorties, une ou deux sorties supplémentaires peuvent être programmées par l’association si les conditions météorologiques le permettent. Elles ne font pas partie des forfaits. Elles sont facturées au tarif « à la sortie ».

– Sortie à l’essai : toute personne souhaitant faire l’essai d’une activité sportive est invitée à rencontrer un animateur lors d’une permanence pour estimation de ses aptitudes.

Après accord, sa participation est subordonnée aux mêmes conditions que celles qui s’appliquent aux adhérents.

– Les inscriptions pour les séjours, voyages et événements culturels se font directement auprès des animateurs responsables.

1. b) Inscriptions hebdomadaires pour les sorties

– En raison des contraintes de gestion des moyens de transport, les adhérents doivent s’inscrire et/ou se désinscrire chaque semaine pour l’activité pratiquée : randonnées, ski alpin, ski de fond.

lls le font en ligne, sur le site, grâce à l’identifiant et au mot de passe qui leur ont été attribués. Ou par téléphone uniquement pour ceux qui ne possèdent pas l’internet.

– Les délais d’inscription sont précisés dans le programme, par newsletter ou sur le site.

Principes :

• désinscription obligatoire : si un adhérent inscrit à un forfait connaît un empêchement
• inscription obligatoire : pour les adhérents inscrits « à la sortie »

1. c) Inscriptions pour les activités hors forfaits

D’autres sorties ou activités peuvent être proposées en dehors des forfaits, notamment pendant les vacances scolaires. L’inscription (via le site) est obligatoire pour tous les adhérents intéressés.

V – Principes financiers

– Du fait de ses statuts, l’association vise seulement à couvrir ses frais de fonctionnement et n’a pas pour objet de réaliser des excédents.

L’association n’a pas vocation pour s’engager sur des propositions ou des contrats para-commerciaux. Mais elle ne s’interdit pas d’obtenir des soutiens pour des opérations spécifiques.

– La cotisation couvre la période annuelle d’activités et n’est pas remboursable.

– En plus de la cotisation d’adhésion, chaque participant est tenu de régler le montant demandé pour l’activité pratiquée.

– Les membres du Collège ne peuvent recevoir aucune rétribution en raison des fonctions qui leur sont conférées ou déléguées. Ils pourront toutefois obtenir le remboursement de dépenses engagées pour les besoins de l’association sur justificatifs financiers (notes de frais et factures) après accord du Collège.

– Les paiements de l’adhésion annuelle et des inscriptions aux activités et séjours sont effectués par chèque bancaire dans l’attente de la mise en place du paiement en ligne.

1. a) Formules et remboursements

– Les coûts des activités aux forfaits et à la sortie comprennent le transport, l’encadrement et les frais divers de gestion. Ils sont établis annuellement sur la base d’un remplissage optimal du car ou de co-voiturage.

– Les coûts des activités hors forfaits sont calculés de même auxquels peuvent s’ajouter les frais inhérents à la pratique de l’activité proposée.

– L’adhérent inscrit « à la sortie » et absent au départ du car devra régler sa sortie.

 – Les ½ forfaits 3 sorties, les forfaits 6 sorties, sont personnels et valables uniquement pour les sorties prévues, quelles qu’en soient les dates. En cas d’absence de l’adhérent, ils ne peuvent être ni prêtés, ni cédés, ni reportés sur d’autres sorties.

– Les dates des sorties peuvent être reportées :

• en cas d’annulation par l’association de sorties programmées (en raison de la météo par exemple)
• ou si l’adhérent est absent à une sortie pour cause de participation à un séjour organisé par Montagne Évasion. Une sortie manquante au forfait est alors reportée à la 1^ère sortie post-forfait lorsqu’elle a lieu.

– Les forfaits pour les activités sportives ne seront remboursés, au prorata, qu’en cas de maladie ou d’accident sur présentation d’un certificat médical avant la fin de la saison précisant la période et la cause de l’impossibilité de pratiquer l’activité. Aucun remboursement ne sera effectué pour un forfait dès lors que les deux premières sorties de la saison ont été réalisées. En ce qui concerne le ½ forfait, aucun remboursement n’est possible.

– L’association ne procédera à aucun remboursement des forfaits si, pour des raisons fortuites (mauvaises conditions météorologiques par ex.), une ou deux sorties prévues n’ont pu être effectuées.

– Les autres activités hors forfaits ne feront l’objet d’aucun remboursement.

– Une personne autorisée à participer à une randonnée à l’essai paiera le tarif normal défini pour la sortie concernée.

– Si un adhérent a été mandaté par l’association pour prendre son véhicule personnel, il sera indemnisé sur la base du tarif kilométrique en vigueur décidé par le Collège. En cas d’accident, il établira le constat amiable avec les coordonnées de l’assurance de Montagne Evasion.

 

1. b) Séjours et escapades culturelles

Ils sont organisés par Montagne Évasion. L’association ne fait aucun bénéfice et ne prend aucune commission sur ces événements.

L’encadrement et l’organisation reposent sur au minimum deux animateurs responsables du séjour plus éventuellement un responsable gérant l’administratif. Tous les encadrants sont agréés par le Collège.

– Les visites et séjours sont réalisés par le biais d’organismes (voyagistes, centres d’hébergement…) immatriculés au registre des opérateurs de voyages et séjours (loi N° 2009-888 du 24/07/2009).

– Les dossiers des séjours doivent être soumis au préalable au vote du collège.

– Les programmes et renseignements sont publiés sur le site. Les inscriptions s’effectuent à la permanence ou par courrier avant la date limite fixée.

– Pendant les séjours, l’encadrement est considéré en mission pour l’association. La présence de plusieurs animateurs agréés par le Collège peut être nécessaire pour des raisons de sécurité.

– Les frais d’organisation/animation sont inclus dans le coût du séjour présenté aux adhérents, qui les acceptent en toute connaissance de cause.

– Un acompte d’inscription puis un ou deux versements sont demandés.

– Les frais de co-voiturage pour les séjours ne sont pas sous la responsabilité de la trésorerie de Montagne Évasion.

– En cas de désistement à un séjour, les acomptes versés ne pourront être remboursés qu’aux conditions définies par le contrat de réservation.

 

 

B – Conditions générales et particulières
concernant l’encadrement

I- Le Collège

1. a) Collège

L’association est administrée par un Collège. Il a pour mission de définir les orientations pour Montagne Évasion telles qu’indiquées dans son projet associatif. Il prend les décisions pour les mener à bien. Pour ce faire, il a la capacité de procéder à différentes études, à élaborer des propositions. Le Collège est composé de personnes assurant la représentation des fonctions de :

• coordination des activités (activités sportives et activités culturelles)
• trésorerie
• secrétariat
• coordination générale
• outils numérique (bureautique, site, paiement en ligne, travail collaboratif…)
• communication interne et externe.

Un ou deux membres sont nommément désignés comme référents par type de fonction.

Les membres du Collège s’appuient sur des groupes de travail. Le niveau de délégation et de responsabilité consenti au sein des groupes de travail est déterminé par le Collège.

Il s’appuie également sur un document général appelé « vademecum » qui liste mois par mois toutes les tâches à accomplir et liste les opérations à mener.

Il se réunit au moins deux fois par trimestre et chaque fois que nécessaire.

Chaque membre, représentant l’association à des réunions extérieures devra établir un compte-rendu.

1. b) Rappel des différentes charges des membres du Collège

– Ses membres représentent de plein droit l’association dans tous les actes de la vie civile et notamment en justice. Ils sont co-responsables, sans lien hiérarchique.

– Pour faciliter les relations avec les différents interlocuteurs (banques, administrations, partenaires institutionnels et privés etc), les membres du Collège désignent en leur sein différents interlocuteurs privilégiés dédiés.

–  Le Collège est responsable des données informatiques recueillies et de l’application de la CNIL.

Les membres du Collège s’appuient sur le document « vade mecum » qui fixe les actions à réaliser tout au long de l’année et le complète si besoin.

– Les membres du Collège s’appuient sur des groupes de travail clairement identifiés dont ils définissent le niveau de délégation et de responsabilités.

– En retour, les délégataires doivent rendre compte de leurs missions.

– Il convoque les assemblées générales et les différentes réunions.

– Toute réunion de Collège doit faire l’objet d’un compte-rendu, établi en façon tournante par l’un de ses membres ou un membre d’un groupe de travail invité.

– Il peut inviter, selon ses besoins toute personne en raison de ses compétences liées aux sujets traités et/ou au bon fonctionnement de la réunion.

1. c) Groupes de travail

• Pôle secrétariat et coordination générale

– Les personnes appartenant aux groupes de travail nécessaires au bon fonctionnement de ces pôles doivent être nommément identifiées ainsi que les missions qui leur sont confiées par le Collège. Plusieurs membres du Collège sont leurs référents.

Sous la responsabilité des référents :

Elles ont en charge tout ce qui concerne la tenue des documents administratifs, la correspondance et les archives.

– Elles peuvent être amenées à participer à la rédaction de comptes-rendus et s’assurent de diffuser les comptes-rendus des différentes réunions et des procès-verbaux des assemblées générales à leurs destinataires.

– Elles tiennent à jour le registre spécial prévu par la loi et assure l’exécution des formalités prescrites.

– Elles sont responsables de la tenue du fichier des adhérents et veille au respect de l’application des règles définies par la CNIL.

– Elles ont également en charge l’organisation des principaux temps forts de l’administration générale (convocations, documents, réservation de matériels et de salles) etc. en s’appuyant sur le « vade mecum ».

– Elle sont responsables du matériel et des fournitures de bureau.

– Elles sont tenues à des comptes-rendus réguliers.

• Pôle trésorerie

Les personnes appartenant au groupe de travail nécessaire au bon fonctionnement de ce service doivent être nommément identifiées ainsi que les missions qui leur sont confiées par le Collège. Plusieurs membres au sein du Collège sont leurs référents.

Sous la responsabilité des référents :

– Elles prennent en charge tout ce qui concerne la gestion du patrimoine de l’association.
– Elles effectuent tous les paiements et perçoivent toutes les recettes sous la surveillance du Collège. Elles tiennent à jour une comptabilité régulière de toutes les opérations et préparent le rapport financier soumis à l’assemblée générale pour approbation.

– Elles préparent le budget prévisionnel en calculant au plus juste le coût de revient de chaque activité permettant de calculer la quote-part de chaque participant.

– Elles sont tenues à des comptes rendus réguliers.

– Les comptes sont contrôlés par un ou deux vérificateurs aux comptes choisis parmi les membres n’appartenant pas au Collège.

– Le pouvoir de signature du compte courant bancaire de l’association est détenu par un membre désigné au sein du Collège. L’autorisation de la personne ayant délégation d’utiliser les divers moyens de paiement (carte, chèquier) est décidée par le Collège.

– Les achats de fournitures de bureau, de petit matériel et d’affranchissement sont remboursés sur présentation d’une facture et/ou note de frais à laquelle sont joints les justificatifs. Toute dépense d’un montant supérieur à 250 € est soumise à l’approbation du Collège (hors dépenses matériels de sécurité).

• Pôle outils numériques (bureautique, site, paiement en ligne, travail collaboratif…)

– Les personnes appartenant au groupe de travail nécessaire au bon fonctionnement de ce service doivent être nommément identifiées ainsi que les missions qui leur sont confiées par le Collège. Plusieurs membres au sein du Collège sont leurs référents.

– Sous la responsabilité des référents :

– Elles ont pour mission d’étudier les divers outils numériques qui faciliteront la gestion administrative de l’association et les relations avec les usagers.

– Plusieurs grands domaines sont concernés : l’évolution du site et la mise à jour régulière de son contenu, les moyens de paiement en ligne, les outils bureautiques et collaboratifs.

Chaque groupe de travail concerné étudiera les moyens, leurs applications et leur faisabilité, leur coûts, les éléments de formation nécessaire et la communication à mettre en place pour qu’une telle évolution se passe bien. Des comptes-rendus réguliers seront examinés par l’ensemble des membres du Collège.

En accord avec le Collège, un calendrier des opérations sera proposé.

Le Collège pourra demander les conseils de prestataires de services pour mener à bien ces changements.

– Elles sont tenues à des comptes-rendus réguliers.

• Pôle communication interne et externe

– Les personnes appartenant aux groupes de travail nécessaires au bon fonctionnement de ce pôle doivent être nommément identifiées ainsi que les missions qui leur sont confiées par le Collège. Plusieurs membres au sein du Collège sont leurs référents.

– Elles ont pour mission de veiller à la bonne circulation des informations, à l’harmonie entre les différentes composantes de l’association.

– Elles ont en charge l’organisation des moments de convivialité, les temps forts, les événementiels et toute manifestation programmée par le Collège.

– Elles représentent l’association et sont en charge des relations avec les partenaires et les contacts nécessaires à la vie de l’association.

– Elles participent à la vie de la Cité.

– Elles sont tenues à des comptes-rendus réguliers.

II – Les activités

Les animateurs qui encadrent les activités sont tous bénévoles et pour la plupart certifiés. Ils sont agréés par le Collège sur proposition des responsables d’activités. Pour les pratiques sportives, l’association prend en charge leur formation initiale ainsi que les perfectionnements.

Des groupes de travail sont nommément désignés par le Collège pour l’organisation des activités, des formations, des divers achats.

1. a) Conditions d’accès aux activités

– Les animateurs et membres du Collège sont dispensés du montant de la participation due à Montagne Évasion

– Les futurs animateurs qui sont inscrits sur le planning de service ne réglent pas leur forfait autocar et/ou co-voiturage.

– Il est admis qu’un membre d’un groupe de travail, chargé régulièrement tout au long de l’année de missions puisse avoir également un accès gratuit aux activités sportives après accord du Collège.

1. b) Le covoiturage

Voir en annexe 1, le compte-rendu de la commission en date du 06 février 2025.

1. c) Surnombre pour les sorties sportives

– En cas de surnombre d’inscrits pour une sortie en car, prendront leur véhicule, en tout premier lieu, les animateurs qui ne sont pas de service, puis les membres du Collège. Viennent ensuite les animateurs de service. Et éventuellement des adhérents volontaires.

– Pour les sorties en co-voiturage, les animateurs responsables de la sortie programment le nombre de véhicules nécessaires. Le véhicule 9 places d’Ose et des véhicules d’adhérents volontaires peuvent être nécessaires.

1. d) Dépose et reprise sur le trajet des randonnées

Elles peuvent, à titre exceptionnel, être accordées à un animateur de service à condition de se situer sur le parcours normal des véhicules.

1. d) Annulation de sortie

C’est le responsable de la sortie qui prend la décision après concertation avec les animateurs de service.

Il prévient le membre du Collège référent, le coordinateur pour l’annulation du car, la personne responsable du site et du répondeur. Il effectue la mise à jour sur le site pour informer les adhérents.

Pour les sorties culturelles, les animateurs préviennent directement les adhérents.

1. e) Matériel de sécurité

– Tout le matériel propriété de l’association est répertorié sur un fichier indiquant les caractéristiques du matériel et le lieu de stockage. Ce fichier est géré par le pôle coordination générale.

– Le matériel concernant la sécurité pourra être remplacé par décision du Collège.

 

II – Principes financiers

1. a) Achats et notes de frais

– Ils sont autorisés, dans la limite du plafond défini par le Collège (cf. art. 1c) et après avoir obtenu l’accord du référent membre du Collège.

– Ils sont remboursés par le trésorier sur présentation de justificatifs financiers et facture(s).

1. b) Frais kilométriques

Ils sont remboursés au propriétaire du véhicule, s’il a été mandaté par l’association et sur présentation de la note des frais de route dans les cas suivants :

– Pour une sortie randonnée pédestre, ski ou raquettes effectuée dans le cadre d’une sortie organisée par l’association

– Pour la reconnaissance des circuits de randonnée et reconnaissance des routes d’accès pour le car, sous réserve d’un accord préalable du coordinateur des activités randonnées.

– Pour un stage ou séjour de formation financé par l’association.

– Pour les trajets effectués pour représentation de l’association à différentes manifestations et réunions, hors Echirolles, ainsi que pour les missions spécifiques confiées par Montagne Évasion.

1. c) Tarif kilométrique dégressif

– Il est pratiqué uniquement pour les trajets A/R au-delà de 400 km. Les km supplémentaires sont tarifés aux 2/3 du prix de base fixé chaque année par le Collège.

1. d) Accident et franchise

En cas d’accident (hors transports assurés par Montagne Evasion), lorsque des membres du Collège, animateurs ou adhérents, mandatés, acceptent de prendre leur véhicule dans le cadre des activités de Montagne Évasion, la franchise de l’assurance est remboursée sur présentation de justificatifs, à hauteur de la somme fixée par le Collège.

La décision de remboursement est prise par le Collège.

 

III – Les séjours

– Les organisateurs délégués par le Collège doivent faire appel à un organisme immatriculé au registre des opérateurs de voyages et séjours (loi N° 2009-888 du 24/07/2009) pour leur réceptif et guides éventuels.

– Le nombre de participants dans un séjour s’établit pour la sécurité sur la base au minimum de deux animateurs pour 12 à 28 participants selon les besoins (nombre de participants, niveau de l’activité, sécurité). Plus éventuellement une autre personne gérant l’administratif.

– Pendant les séjours, l’encadrement est considéré en mission pour l’association.

– Les frais d’hébergement, de restauration et d’animation des organisateurs peuvent être financés en partie par les adhérents inscrits. Les frais d’organisation/animation sont inclus dans le coût du séjour présenté aux adhérents, qui les acceptent en toute connaissance de cause.

– Pour les sorties culturelles, des prestataires des organismes sollicités peuvent être présents aux côtés des animateurs.

– Les participants aux séjours s’organisent pour se rendre au lieu de rendez-vous fixé par les organisateurs. Les frais de co-voiturage ne sont pas sous la responsabilité de la trésorerie de Montagne Évasion.

1. a) Procédure

– Les séjours et voyages ainsi que leur coût sont tout d’abord présentés aux membres du Collège. La taxe de séjour sera intégrée si possible dans le prix du séjour.

– Lorsqu’ils sont acceptés, les organisateurs déterminent l’échéancier et le montant des versements. Ils gèrent entièrement les inscriptions et la collecte  des versements.

– Les versements sont établis par chèque à l’ordre de Montagne Évasion et sont remis au trésorier.

– Les acomptes pour un séjour sont déterminés par le contrat avec le prestataire désigné.

– Le trésorier encaisse les chèques et paye les factures établies au nom de Montagne Évasion présentées par les organisateurs. Si au solde le bilan financier est légèrement positif, le trésorier et les organisateurs de séjour déterminent l’affectation de celui-ci.

– Pour les séjours itinérants,  il est souhaitable que les factures des différents prestataires soient directement adresséesà Montagne Évasion. Le trésorier les règle en retour.

1. b) Carte bancaire

– La carte bancaire personnelle n’est pas admise pour les paiements auprès de Montagne Evasion.

– L’utilisation de la carte bancaire de Montagne Evasion est réservée aux trésoriers. Pour la problématique des séjours, c’est le trésorier qui choisit la meilleure solution : paiement d’avance, acomptes, virement, remboursement immédiat de la personne qui aurait avancé l’argent, etc…

ANNEXE 1

Commission « COVOITURAGE »

Une commission baptisée Covoiturage a siégé le vendredi 06 février 2025 dans les locaux de Montagne Evasion.

Elle était composée de :

Anne Perrin, Enza Descombe, Josette Coquard, Nicole Corvi, Gérard Vionnet Fuasset, Michel Bouyneau, André Cabrera, Christian Driol, Jean Yves Lacour et Francis Fontaine.

Les conclusions de cette commission sont proposées au collège de Montagne Evasion pour en débattre et statuer.

Activités qui sont prises en charge dans ce cadre.

Sont retenus :

• Randonnée raquette du jeudi jour.
• Ski de fond.
• Ski de piste.
• Randonnée du mardi.
• Les activités estivales «plus ».

Activités exclus de ce champ :

• Les sorties de la section culturelle
• Les séjours
• Ces deux activités continueront à appliquer les règles en vigueur sous la responsabilité des animateurs responsables.

Les ayants droit à la gratuité du transport lors des activités dites de covoiturage sont :

• Les animateurs de service
• Les animateurs en supplément au titre de l’entraînement.
• Les personnes composant le collège de Montagne Évasion soit 9 personnes.
• Les 2 bénévoles qui œuvrent au secrétariat à titre de compensation pour le travail qu’elles effectuent.
• Exception pour le ski de piste qui pourra en fonction des effectifs et pour répondre aux impératifs de sécurité se renforcer d’un animateur ; l’activité étant mené par un seul encadrant.

Pour chacune des activités, les responsables de la journée veilleront à ce que chacune des voitures reçoivent les coordonnées de l’assureur de Montagne Évasion pour être en mesure de remplir les déclarations si un accident ou incident survenaient.

La commission n’a pas vocation à débattre sur le tarif des activités toutefois il serait souhaitable de faire réétudier le tarif kilométrage en vigueur depuis maintenant plus de 2 ans.

Rédacteur : Francis FONTAINE.

 

 

ANNEXE 2

Droit du sport,

LA RESPONSABILITÉ DES MONITEURS SPORTIFS BÉNÉVOLES

Par Guillaume GHESTEM, Avocat, et Victoria DREZE, Juriste

 

Le Code du sport prévoit que pour encadrer de manière rémunérée une activité physique ou sportive, il

faut être titulaire d’un diplôme, d’un titre à finalité professionnelle ou d’un certificat de qualification

professionnelle (article L212-1). Il existe donc une restriction légale à l’entrée des professions d’enseignant,

d’animateur ou d’encadrant sportifs. En revanche, le Code du sport ne pose aucune restriction pour

l’exercice de ces activités à titre bénévole. Ainsi, toute personne peut, sous réserve de sa capacité et de son

honorabilité, encadrer bénévolement une activité sportive.

Être bénévole c’est s’engager librement pour mener une action non salariée, en dehors de son temps

professionnel et familial, en faisant preuve de solidarité pour une cause d’intérêt général. Par conséquent,

un bénévole n’est pas rémunéré, n’a pas de lien de subordination avec l’association pour laquelle il

intervient, et fait cette action de manière volontaire.

En tout état de cause, que l’encadrement sportif soit salarié ou bénévole, il est régi par des règles de

compétences, de sécurité, de moralité, mais surtout de responsabilité. Ainsi, un bénévole qui encadre une

activité physique ou sportive peut voir, dans certaines hypothèses, sa responsabilité, civile et/ou pénale,

engagée.

En matière civile, par principe, lorsqu’un dommage est constaté du fait du bénévole, la responsabilité de

l’association pourra être engagée sur le fondement de la responsabilité du fait d’autrui.

En droit de la responsabilité contractuelle, la responsabilité civile du moniteur bénévole, et/ou de son

association, sera retenue en cas de manquement à une obligation de sécurité. En revanche, en matière

délictuelle, il faudra démontrer l’existence d’une faute du bénévole ayant eu un rôle dans la survenance du

dommage pour que la responsabilité soit engagée.

La responsabilité de l’association pourra également être recherchée sur le fondement de sa qualité

d’organisateur de l’évènement. Ainsi, en 2019, la Cour d’Appel de Grenoble a jugé qu’un bénévole

accompagnant un groupe se place sous l’autorité de l’organisateur de l’évènement, dont il reçoit les

instructions. Par conséquent, en agissant au nom, pour le compte et au profit de cet organisateur, le

bénévole doit être considéré comme un préposé occasionnel. Il ne verra donc sa responsabilité personnelle

engagée à l’égard des participants que s’il excède les limites de la mission qui lui a été confiée par

l’organisateur (11 juin 2019, n°14/03023).

Parfois, la responsabilité peut être partagée entre l’association et le moniteur bénévole fautif. Le partage

dépendra du degré d’autonomie du bénévole dans son action fautive. Ainsi, plus le bénévole est encadré

dans son activité, plus la responsabilité de l’association sera importante, aussi bien en matière contractuelle

qu’en matière délictuelle.

A titre d’exemple, une association de sports alpins et son moniteur bénévole ont été condamnés par la Cour

d’appel d’Aix en Provence pour homicide involontaire et manquement à leur obligation de sécurité à la

suite d’une chute mortelle d’un participant à un stage. Cette condamnation a été justifiée par le fait que le

moniteur n’a pas obligé le stagiaire à porter un casque et a choisi un mauvais itinéraire (16 janvier 1998,

n°44D/13/98). En revanche, lorsque le dommage a été causé par la faute personnelle du bénévole qui agit

pour son compte et non pour celui de l’association, seule la responsabilité du bénévole sera engagée.

Le Code du sport ne prévoit aucune disposition particulière en matière de responsabilité civile des

moniteurs bénévoles. C’est donc le droit commun de la responsabilité civile, contractuelle ou délictuelle enfonction des circonstances,

qui trouve vocation à s’appliquer en cas de dommage causé à une victime.

Pour engager la responsabilité du bénévole, les juges doivent chercher à savoir s’il a excédé les limites de la

mission qui lui a été confiée lors de la survenance du dommage (Cass. 2 ème civ. 12 mai 2010, n°08-20.463).

Le travail de qualification de la relation entre le moniteur bénévole et la victime du dommage est important.

Ainsi, La responsabilité des organisateurs d’une randonnée aquatique à l’égard des participants ayant

contracté avec l’organisateur est de nature contractuelle, même lorsque le dommage est dû à l’action d’un

préposé ou d’un collaborateur bénévole, la responsabilité de ce dernier est alors de nature délictuelle, faute

de contrat entre la victime et le bénévole. En revanche, si le moniteur bénévole est considéré comme un

entrepreneur indépendant et non comme un préposé de l’organisateur, alors il engage sa responsabilité

contractuelle à l’égard des victimes (CA Aix en Provence, 15 avril 2021, n°20/00062).

En matière pénale, la responsabilité des moniteurs bénévoles peut être engagée pour deux raisons s’ils

commettent un fait qualifié d’infraction pénale : le fait intentionnel ou le fait non intentionnel. Par exemple,

un moniteur bénévole, non diplômé, qui organise une sortie canyoning n’est pas considérée responsable

pénalement du décès de deux participantes s’il n’est pas démontré qu’il avait conscience du danger, c’est-

à-dire qu’il avait conscience d’exposer le groupe qu’il accompagnait à un risque de mort (Cass. 2 ème civ.,

3 mars 2016, n°15-13.197).

En aucun cas le statut de bénévole pour une association sportive ne peut constituer une cause

d’irresponsabilité. Pour aller plus loin qu’une mise en jeu de la responsabilité du moniteur bénévole, le

préfet peut prononcer une interdiction d’exercer à titre temporaire ou définitif si son maintien en activité

constituerait un danger pour la santé et la sécurité physique ou morale des pratiquants (Code du sport,

article L212-13).

Les bénévoles ne sont donc pas exonérés de toute responsabilité dans le cadre de leur activité de moniteur

pour le compte d’une association, peu importe qu’une faute ait été commise ou non. Ils peuvent donc avoir

un intérêt à s’assurer pour leurs activités de bénévole. Ces prestations sont par exemples comprises dans

la licence de bénévole proposée par la Fédération française du bénévolat associatif.